Mida silmas pidada tagasiside edastamisel?

Ennekõike tuleb olla teadlik, et see on normaalne. See on inimlik. Keegi meist ei armasta seda, kui meid mugavustsoonist välja tõugatakse (seda teeb ka kõige korrektsemalt sõnastatud tagasiside ikka). Seda tuleb aktsepteerida ning hoolivalt ja uudishimuga kuulata, mida töötaja ise asjast arvab. Et siis sobival hetkel, kui esmased emotsioonid on väljendatud/lahustunud, esitada küsimus, mis suunab töötajat nägema laiemat pilti või teist vaatenurka.

Väike nimekiri teemadest, mida tagasiside edastamisel arvesse võtta – et olla kindel, et oled omalt poolt andnud parima:

• Õige ajastatus
• Privaatne koht
• Piisavalt aega
• Sisuline ettevalmistus tehtud
• Juht on 100% kohal
• Kontakti saamine töötajaga enne tagasisidega alustamist – siiralt huvi tundmine tema kui inimese vastu siin ja praegu N: „Mis sinu päevas täna juba olnud on?“
• Kokkulepe asjast rääkimiseks/sissejuhatus: „Mul on üks tähelepanek, mida tahan sinuga jagada ja kuulda ka sinu nägemust sellest.“
• Selge ja konkreetne, hinnanguvaba sündmuse kirjeldus. Ilma ilustamata.
• Oma kavatsuse sõnastamine: „Räägin sellest, sest hoolin sinust ja tahan, et sa oma uues rollis õnnestuksid…“ See on osa, mida me tavaliselt sõnadesse ei pane (enamasti on see mitteverbaalselt väljendatud), aga oma kavatsuse sõnastamine suurendab tagasiside saaja turvalisust ja vähendab õhus olevat pinget.
• Töötaja nägemuse küsimine ja tema loo kuulamine. Kuuldu ja selle tähenduse sõnastamine juhi poolt.
• Juhtunu mõju selgitamine – kuidas see mõjutab sind kui juhti, teie osakonda, ettevõtet, mainet jms. Aitab töötajal näha seoseid ja oma osa suuremas tervikus.
• Koos võimalike lahendusvariantide genereerimine/arutelu
• Kokkulepete sõnastamine edasiseks

Kaks kõige üldisemat soovitust:

• Pea pause – tõlkes tähendab see, et anna teisele inimesele aega mõelda.
• Kasuta peegeldamist – oma arusaamise kontrollimiseks ja teise poole pingete vähendamiseks sõnasta ise ümber, mida kuulsid (nii sisu kokkuvõte kui ka selle võimalik tähendus ehk mis jäi peitu ridade vahele). See annab nii sulle kui kõnelejale kindlustunde, et olete asjast ühtemoodi aru saanud. Lisaks näitab, et sa oled päriselt kohal ja kuulad hoolega. Mis omakorda suurendab töötaja koostöövalmidust.

Mida teha tunnetega?

Tagasiside andja ei saa vastutust võtta teise poole esile kerkivate tunnete eest. Need lähtuvad teise inimese varasematest isiklikest kogemustest ja senistest tõlgendustest. Hirm võimalike esilekerkivate tunnete ees on peamine põhjus, miks me kipume tagasiside andmist edasi lükkama või sellest mööda hiilima.

Abistav on endale teadvustada, et tunnete esile kerkimine on ok ja nendest läbitulemiseks tuleb aega anda. Juhina saad sa olla neutraalne ja toetav kõrvalseisja, anda aega ja aktsepteerida üles kerkinud reaktsiooni. Kui tunned ka endas emotsioone tõusvat ning neutraalsus kipub kaduma, siis on hea mõte teha paus ning leppida kokku uus kohtumine samal teemal järgmiseks päevaks.

Lisaks väiksematele solvumistele (Kes oled sina, et sellest minuga räägid? Sina ei tea minu valdkonnast/tööst midagi) on põhiliseks emotsionaalse reaktsiooni allikaks oht, mida töötaja tajub oma mina-pildile (Tuleb välja, et ma ei olegi selles asjas nii hea, kui ma arvasin). Turvalisus on inimese üks põhivajadusi ja ta püüab oma sisemist tasakaalu taastada ennast kaitsma asudes.

Kui juht seda mehhanismi mõistab, siis on lihtsam ise rahu säilitada ja aidata ka töötajal šokist üle saada toimuvat peegeldades: „Sa ei arvanud, et selline asi võib oluliseks osutuda?“, „Sulle tundub ebaõiglane, et ma sellest räägin?“, „Sulle tundub ülekohtune, et ma just sinuga sellest räägin/et ma praegu selle teema üles võtsin?“, „Sulle tundub, et ma ei mõista seda olukorda õigesti?“ jne.

Vajadusel saad töötajat julgustada: „Sa oled selles teemas igati pädev spetsialist. See on nüanss, mida on võimalik veelgi paremaks lihvida. Sinu areng on mulle oluline ja ma usun sinusse.“

Lõpetuseks

Tagasiside andmine eeldab ka juhilt suurt eneseteadlikkust – oskust nii märgata kui ka juhtida enesega toimuvat. Lisaks tasub eelnevalt läbi mõelda Sokratese sõnastatud 3 hea tagasiside kriteeriumit:

1. On see tõde (kas sa tead või arvad)?
2. On see heatahtlik tagasiside saaja suhtes?
3. On see vajalik ja kasulik talle?

Soovin teile julgust, uudishimulikkust ja hoolivust keeruliste teemade käsitlemisel!

NB! Selleks et saaksid juhina enda tagasisidestamise oskusi lihvida, oleme välja töötanud põhjaliku arendava tagasiside e-kursuse, mille jooksul:

1. saad teadlikuks tagasisidevestluse tulemuslikkuse mõjutajatest,
2. harjutad tagasiside andmist ja vastuvõtmist praktiliste ülesannete abil ning 
3. õpid videoloengute ja näidisvideote abil paremini tagasisidet andma.